目次
※一部、筆者の考察があります。
こんにちわ！CF blogです！o(^▽^)o
個人情報を一元化するために邁進している【マイナンバーカード】
その最中、先日起きたLINE Payの個人情報の漏洩。
ネットを経由した決済は便利ですが、その分新しい形で情報が抜かれる可能性が出てきました。
ここに関しては否定はしません。進化に代償は付き物です。
今重要な事は、問題が生じた際 いかに早く問題を解決・クリアにするかだと思います。
ミスを限りなく減らす事・もしも問題が起きてしまった時の対応で自身の立ち位置・将来が決まります。
今回のブログで、仕事パフォーマンス向上の極意が学べます。
是非最後までご覧ください🙇♂️
情報管理が改めて大切だと知らしめたLINE Pay情報流出問題
12月6日、決済情報が「GitHub」で流出されていました。
これは企業とのやり取りで送るべき情報の送信先を間違えたが故に生じた問題であり、確認作業の不足が問題点に挙げられます。
このような問題は、生じないよう未然に防ぐことも大切ですが、発展途上の企業や大量の個人情報を扱う企業でミスを起こさない事は不可能です。
やるべき作業の重要性の優先順位をハッキリさせて仕事する必要があります。
詳しくはこちらの記事をご参照ください。
仕事の効率化を図るには”創意工夫”を続ける
今回は上記の様な問題は会社員誰にでも起こる問題だと捉え、「仕事の効率を上げる」「スピード感を上げた対応力」について考えていきます。
参考にさせて頂くのは、大人気書籍『ゼロ秒思考』を更に具体的に掘った作品
『ゼロ秒思考の仕事術』です。
ゼロ秒思考の仕事術
思考のスピードを極限まで速くする方法を解説し、７万部突破のヒットとなった『ゼロ秒思考』。その著者の驚異的な仕事量を可能にする哲学とノウハウを詳細に解説する。「好循環を作る」「工夫の仕方を工夫する」「ＰＣでの単語登録を３００はする」といった実践的な内容は、読者の生産性を何倍にも上げてくれるはずだ。
本書より引用
ゼロ秒思考の記事については、分かりやすく要約されているこちらをご参照ください。
効率化＝早さ。これが今回の大事なキーワードです。
仕事を最速で回せるようになってこそ、全てが回り始め、自分や他人に好循環を生じさせます。
自分に取って好循環となる行動はどんなものか？効率的な行動とは何か？
ここを考え続けることが、全てを解決する「早さ」を手に入れることに繋がります。
日本は生産性の”意識”が低い国だと自覚する
効率化を図るには、まず現状把握をする事が必要です。上記の通り、日本は「生産性が低い国」です。
書籍では、日本人のホワイトカラー（労力やインプットと、生み出された価値やアウトプットとの割合）は相当に低いと評されています。
第一に会議。参加者が多く、発言するわけでもなければ時間がただただ長い。会議以外でも打ち合わせが多く、書類の作成量・そして作り直しの多さ。
目標もよく分からず、ただただ時間を浪費、定時という概念が弱い。
スピードが命のベンチャー企業でも会議が長くて多い。素早く結論を出そうとするよりもじっくりと議論をしようとする傾向にある。
日本の生産性の低さの３大要因は、①自分で決定し、推進しきれない多くの経営者や部門長 ②部門内外の調整に次ぐ調整 ③それに伴う膨大・過剰な書類作成だと考えられています。
生産性の向上には「スピード」が鍵になる
生産性を高くする、ということは短時間で大きな成果を出せるという事です。
そのたためには、要点を抑え、各動作を素早く、完成度を高める必要があります。
質の改善にはある程度経験が必要なので一気には難しいですが、スピードを上げる工夫は誰にでも即実践できます。素早く仕上げる事によってフィードバックを受ける事ができ、より洗練されますし、物事を速く多く回す事により経験値が多く得られます。
質を重視し、熟考する事も悪くありません。ただ、制限や期限がある際にパフォーマンスが低下しやすく、何より1度悪循環に陥ると、抜け出すのに時間がかかりやすい傾向があります。
作業が遅くなりやすい原因
作業が遅くなりやすい原因に、スピードの問題以前に「すぐに着手しない、着手できない」事が原因になりやすいです。仕事を始める事ができたとしても、「他の事が気になる、他の事も疎かにしたくないからこまめに対応する。」日本人特有の問題があります。
他にも「段取りが悪い」「優柔不断」が挙げられます。
作業スピード向上のためのトレーニング
①全体像を描く
スピードを上げるためには、まずその仕事の全体像を理解する必要があります。
全体像とは、最終成果が何で、それを出すためにどういう要素があってどういうステップと段取りを踏んで成果につなげるのか、どこから手をつけると最も効果的なのか、そういった事全てを言っています。
スピードアップのためには、【ポイント・ツボ】を抑える事が大切です。そのためにも全体に目を通してください。僕自身はこれを取り入れており、読書は2日で読了できるようになりました。
②丁寧にやり過ぎない
丁寧な事はもちろんいいですが、「やり過ぎない」という点が重要です。
丁寧こそ命、と考える人は「成功の定義＝うまくできたと言える条件」を整理し、仕事をやり遂げる全体像をまず考えてみてください。
仕事の核心部分は丁寧にやる部分があるが、それ以外は同じ丁寧さで進めても時間がいくらあっても足りない。
③好循環を作る
仕事を進めるうえで良い方に勝手に物事が進むような状況を作りましょう。
組織の好循環とは、信頼できるチーム・パートナーとの間で生じます。チーム・パートナーを大切にし、うまく業務が回る。好循環がいつでも回せる状態は【チームビルディング】を行って作っておく事が必要です。
第二に、好循環が始まりかけたら、その循環が上手くいくように加速させていく。好循環は肌で感じる事ができるので、それをうまくいくように仕掛けていきます。
個人の場合でも、「仕事が面白い」と思える状態になった時、仕事が効率的にこなせるはずです。工夫の仕方を工夫しましょう！
④仕事を前倒す
「全部前倒す」事によって精神的に楽で余裕が出ます。気分が楽になる事で、一時のこんつめ作業のみで楽になります。期限を決めることで、モチベーションにもなりますし、アドレナリンも出てきます。前倒すというのは、徹夜等の事を言ってるのではなく出来ることを全部やっておき、余裕を作っておくという事です。
⑤一歩先んじる
これも「速く仕事する」事です。早めに手をつけておく事により、先にアクションを取っている事という印象を持たれます。
半歩先に行っているというイメージを持たれるという事は、リーダーシップを発揮しやすいというメリットが得られます。人は少し前を行く人について行ってしまうという性質があります。人より先に出る事で、リスクは大きいですが先んじて情報を取る事ができ、全体像を掴みやすくなります。
⑥二度手間を全力で避ける
これは、作業的にもメンタル的にも一番堪える問題です。
この問題を解決するためには、変なプライドを捨てましょう。経験者何人かに相談して全体像を把握し、どこに落とし穴があるかを確認しておきましょう。
二度手間になりそうな時、自分で解決しようとするのが一番危険です。先輩・上司がいれば悪い情報をすぐ共有し、最速で挽回の手を打ちましょう。いい組織ほど情報共有をマメにしており、問題の未然防止と迅速な対応のスピードを上げる努力をしています。
更に具体的な対策法は『ゼロ秒思考の仕事術』に詳しく載っていますが、結局は速さを上げるが最善の策です。
速さが上がれば、「やるべき事にすぐ着手」でき、「頭の回転も上がり」、先手を打てる事によって成果upに伴う「モチベーションの向上」が見られます。
あなたの本当の実力は「早さ」の先にあります。何より、最善と思っていた作戦もあなたのレベルが変われば更なる改善点が出現し、スピード自体は永遠に上がり続けるのです。
ほんのちょっとしたきっかけであなたに変化は起こせます。そのためにも「時間」を創り出す事は大切です。
広い視野で物事を捉える「仮説思考」と「ゼロベース思考」
「仮説思考」とは、文字通りシュミレーションを行ってプラン建てをしていく事です。
当たって砕けろは一番危険。だからこそ、全体像を把握する必要がありますし、相談や情報共有が大切なのです。
「ゼロベース思考」とは、本来どうあるべきか・本当はどうなっていけないのかを前例や現状に捉われず、徹底的に考え抜く事です。
前提として、所属している組織内には「暗黙の前提条件」「制約条件」が存在し、本来どうあるべきかを考えにくくしています。これは、会社が保険をになっていますし、当たり前の事です。
国や地域ごとにもそれは存在しており、外の世界に出ると全く当たり前でない事も多数存在します。
暗黙の流れに抵抗するにはかなりの勇気が入ります。ゼロベース思考をするには、日本人以外との積極的な交流が欠かせません。グローバルな視点を持ち、深い現状理解と大胆な発想で、あるべき姿とその達成までの現実的なステップを描く事が必要です。
これは自由な発想を手に入れるために必要な思考法です。
終わりに
最後まで読んで頂きありがとうございました！🙇♂️
間違いは誰にでもあります。大切な事はそこからどう立て直すか？何を学び、次に繋げるかです。
そのためには、仕事の効率化・スピードを上げる事だと今回は考えました。
スピードとは、一心不乱に1人でやるものではありません。
丁寧なコミュニケーション・情報収集をしっかりとし、常に自分に問いかける。
「ゼロベース思考」で深掘りしていき、何が自分に出来るのかを徹底的に考える。
「やってて面白くなる」好循環を作っていきましょう！
ではまた会いましょう！(⌒▽⌒)
【参考文献】
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